Bureau de la valorisation

Présentation Dépôt électronique des thèses Dépôt : conseils techniques Rédaction des thèses Diffusion des thèses

 

CONSEILS TECHNIQUES

 

Quelle que soit la manière dont vous produisez votre fichier PDF, nous vous invitons à procéder à la validation de votre fichier sur FACILE, l’outil de validation de format mis à dispostion par le CINES.

http://facile.cines.fr/

Au niveau national, les fichiers de thèse faisant l’objet d’un dépôt électronique doivent en effet passer cette validation pour être acceptés et déposés dans les archives numériques du CINES. La consultation en bibliothèque est également conditionnée par la validité du fichier.

Le résultat de la validation doit être le suivant :

  • Votre fichier devrait être de version :
    PDF/A 1a
    , PDF/A 1b, 1.4, 1.5, 1.6 ou 1.7 
  • Votre fichier doit être déclaré bien formé
  • Votre fichier doit être déclaré valide.
  • Votre fichier doit être déclaré archivable dans PAC

Si l’une ou l’autre de ces conditions n’est pas remplie, votre fichier n’est pas déposable en l’état. Consultez les conseils techniques ci-dessous.

En dernier recours, vous pouvez demander une analyse de second niveau au CINES, en précisant que vous souhaitez obtenir un fichier PDF conforme aux points sus-mentionnés ; un expert en format devrait vous répondre rapidement.

 

SOMMAIRE

 

Cette rubrique propose les ressources suivantes :

  • Produire un fichier PDF/A
  • Convertir un PDF en PDF/A
  • Combiner plusieurs fichiers dans un fichier PDF unique
  • Vérifier la validité de votre PDF et sa conformité à la norme PDF/A
  • Récupérer les fichiers de polices de caractères
  • Récupérer les fichiers d’illustrations

 

 

Produire un fichier PDF/A


PDF/A
est une norme PDF formalisée par l’ISO, destinée à l’archivage long-terme des documents électroniques
.


Si vous utilisez Microsoft Word 2007, 2010 ou 2013 pour Windows
,
vous pouvez générer un fichier conforme à la norme PDF/A directement depuis le traitement de texte :

  • Cliquez sur Fichier, puis Enregistrer sous
  • Dans la liste déroulante "Type", choisissez "PDF (*.pdf)"
  • Cliquez sur le bouton "Options" situé en dessous de la liste déroulante
  • Cochez la case "Compatible ISO 19005-1 (PDF/A)"
  • Validez et enregistrez votre fichier.


Si vous utilisez Microsoft Word 2008, 2011 ou 2014 pour Mac
,
vous pouvez générer un fichier conforme à la norme PDF/A depuis le traitement de texte après avoir installé Adobe Acrobat Pro :

  • De manière alternative, vous pouvez ouvrir votre document Word sur un ordinateur fonctionnant sous Windows (attention toutefois aux modifications de mise en page) et suivre la procédure décrite ci-dessus.
  • Téléchargez et installez Acrobat Pro (choisissez la version d’évaluation gratuite valable 30 jours) ; le module Acrobat PDF Maker est installé par défaut
  • Ouvrez votre document Word
  • Cliquez sur Fichier puis Imprimer
  • Cliquez sur le bouton "PDF" situé en bas à gauche de la boîte de dialogue
  • Cliquez sur "Save as Adobe PDF" (et non : "Enregistrer au format Adobe PDF", qui n’utilise pas Acrobat PDF Maker)
  • Dans "Paramètres Adobe PDF", choisissez "PDF/A-1b:2005 (RVB)"
  • Enregistrez votre fichier.


Si vous utilisez une version antérieure de Microsoft Word :

  • Ouvrez votre fichier dans une version plus récente de Word et suivez les procédures décrites plus haut (attention aux modifications de mise en page)
  • Ou utilisez Adobe Acrobat (voir plus bas).


Si vous utilisez (Apache) OpenOffice 2.x, 3.x, 4.x ou LibreOffice 3.x, 4.x
, vous pouvez générer un fichier conforme à la norme PDF/A directement depuis le traitement de texte :

  • Cliquez sur Fichier, puis Exporter comme PDF
  • Dans l’onglet Général, cochez "PDF/A-1"
  • Enregistrez votre fichier.


Si vous utilisez Adobe InDesign
, il vous faudra convertir votre fichier à l’aide d’Adobe Acrobat Pro ou PDF Creator.

  • Dans InDesign, cliquez sur Fichier, puis Exporter
  • Dans la liste déroulante "Type", choisissez "Adobe PDF (impression)"
  • Dans les options d’exportation PDF, choisissez le niveau de compatibilité "Acrobat 5 (PDF 1.4)"
  • Enregistrez votre fichier
  • Passez à l’étape de conversion décrite ci-dessous.


Si vous utilisez un autre logiciel
, il vous faut convertir votre fichier à l’aide d’Adobe Acrobat Pro (voir ci-dessous) ou PDF Creator.

  • Avec Adobe Acrobat :
  • Ouvrez votre fichier avec Acrobat Pro (Fichier > Créer un fichier PDF > À partir d’un fichier, ou Fichier > Ouvrir si le document est déjà un PDF)
  • Cliquez sur Fichier, puis Enregistrer sous
  • Dans la liste déroulante "Type" choisissez "PDF/A"
  • Enregistrez votre fichier.

 



Convertir un PDF en PDF/A


Avec Adobe Acrobat Pro (méthode A)
 :

  • Téléchargez et installez Acrobat Pro (choisissez la version d’évaluation gratuite valable 30 jours)
  • Ouvrez votre PDF avec Acrobat Pro (Fichier > Ouvrir ou Fichier > Créer un fichier PDF > À partir d’un fichier si le document que vous souhaitez convertir n’est pas un PDF)
  • Cliquez de nouveau sur Fichier, puis Enregistrer sous
  • Dans la liste déroulante "Type" choisissez "PDF/A"
  • Enregistrez votre fichier
  • Si le document que vous enregistrez n’était pas au format PDF en entrée, vous pouvez choisir d’enregistrer d’abord votre fichier au format PDF basique, puis suivre de nouveau la méthode A, ou la méthode B ci-dessous).

Avec Adobe Acrobat Pro (méthode B) :

  • Téléchargez et installez Acrobat Pro (choisissez la version d’évaluation gratuite valable 30 jours)
  • Ouvrez votre PDF avec Acrobat Pro (Fichier > Ouvrir)
  • Cliquez sur Outils (à droite) puis dans le menu qui apparaît à droite de la fenêtre, déroulez la rubrique "Impression" ou "Prépresse"
  • Cliquez sur "Contrôle en amont"
  • Sélectionnez l’onglet "Normes" dans la fenêtre du contrôle en amont, cochez "Enregistrer au format PDF/A" puis cliquez sur "Continuer".
  • Choisissez la norme 1a ou 1b en fonction de la manière dont vous aviez exporté votre fichier PDF depuis le traitement de texte puis cliquez sur "Continuer"
  • Cochez "Appliquer les corrections" (en bas)
  • Vous pouvez cocher "Créer un fichier à partir du profil de conversion suivant" (en haut) en choisissant sRGB comme profil de conversion (plus bas), mais cela n’est pas obligatoire. Il est toutefois nécessaire dans certains cas de cocher cette option pour obtenir un fichier parfaitement conforme.
  • Cliquez sur "Enregistrer sous". Votre document est traité et corrigé.


ATTENTION : Le résultat de la correction est variable et n’aboutit pas nécessairement à la création d’un fichier conforme.

 



Combiner plusieurs fichiers dans un seul fichier PDF


Avec Adobe Acrobat Pro
 :

  • Téléchargez et installez Acrobat Pro (choisissez la version d’évaluation gratuite valable 30 jours)
  • Ouvrez Acrobat
  • Cliquez sur Fichier > Créer un fichier PDF > Fusionner les fichiers... ou Fichier > Combiner > Fusionner les fichiers...
  • Ajoutez-les fichiers dans l’ordre souhaité puis cliquez sur "Combiner les fichiers"
  • Remarque : Créez bien un "Fichier PDF unique" et non un "Porte-documents PDF". Laissez l’option "Taille de fichier" sur "Taille de fichier par défaut"
  • Essayez ensuite d’enregistrer votre fichier au format PDF/A (voir point précédent).

Remarque : Cette méthode permet de combiner des fichiers déjà au format PDF ou des fichiers d’autres formats (Word, InDesign, images...). Vous pouvez combiner différents formats d’entrée au sein d’un même fichier PDF.

 



Vérifier la validité de votre fichier PDF et sa conformité à la norme PDF/A


Grâce à l’outil en ligne "FACILE"
, mis à disposition par le CINES :

  • Nous vous recommandons de procéder à la validation de votre fichier avec cette méthode, qui est celle employée par le Bureau au moment de réaliser le dépôt auprès du CINES.
  • Accédez au site http://facile.cines.fr/
  • En haut de la page, dans la liste des formats, choisissez "PDF"
  • Cliquez sur "Parcourir", sélectionnez votre fichier, puis cliquez sur "Analyser"
  • Votre document doit absolument être déclaré valide et bien formé


Avec Adobe Reader (ou Adobe Acrobat)
 :

  • Téléchargez et installez Adobe Reader
  • Ouvrez votre fichier PDF
  • Un message du type "Ce document est conforme à la norme PDF/A..." ou "Ce fichier revendique la conformité à la norme PDF/A..." devrait s’afficher.

Remarque : en dernier recours, si votre document ne passe pas la validation FACILE, vous pouvez demander une analyse de second niveau.

ATTENTION : dans tous les cas, la version de votre PDF ne doit pas être 1.3 ou inférieure ; ces versions PDF ne sont en effet plus acceptées par le CINES au moment du dépôt. PDF/A utilise un niveau de compatibilité 1.4.

 



Récupérer les fichiers de polices de caractères


Si vous utilisez Windows :

  • Affichez le Panneau de configuration (Démarrer > Panneau de Configuration) (sur Windows 8, faites une recherche sur les mots "panneau de configuration" ou consultez cette page)
  • Remarque : si le panneau est affiché en Catégories, passez en mode d’affichage Icônes (menu en haut à droite)
  • Cliquez sur l’icône "Polices" ; les polices installées sur votre système s’affichent
  • Sélectionnez les polices que vous avez utilisées dans votre document et copiez-les (Ctrl+C ou Clic-droit>Copier)
  • Collez-les (Ctrl+V ou Clic-droit>Coller) dans un nouveau dossier.


Si vous utilisez Mac OS X :

  • Affichez le Livre des polices (Applications > Livre des polices)
  • Sélectionnez les polices que vous avez utilisées dans votre document (sélectionnez les familles de polices en entier et non une variante particulière [bold, italic, etc.])
  • Faites un clic-droit et cliquez sur "Afficher dans le Finder"
  • Les fichiers de polices s’affichent dans une nouvelle fenêtre et sont pré-sélectionnés
  • Copiez ces fichiers dans un nouveau dossier.


Si vous utilisez Adobe InDesign (Mac et PC) :

  • Cliquez sur Fichier, puis Assemblage
  • Cliquez une nouvelle fois sur "Assemblage"
  • Cochez "Copier les polices" (et "Copier les graphiques liés" pour récupérer les illustrations)
  • Un nouveau dossier est créé comportant vos documents, polices et fichiers d’illustrations.


IMPORTANT : ne supprimez pas les polices (par exemple en effectuant un couper-coller au lieu d’un copier-coller) du dossier Polices du Panneau de configuration (sur Windows) ou du Livre des polices (sur Mac) ; ces polices seraient désinstallées de votre système.

Remarque : vos polices devraient avoir l’extension .OTF, .TTF, .TTC, .DFONT, .WOFF ou .ZLIB ; certaines polices récupérées sur Mac peuvent toutefois ne pas en comporter.

 



Récupérer les fichiers d’illustrations


Les formats d’images acceptés sont : JPEG (.jpg, .jpeg),
PNG et GIF. Si vous avez un autre type de fichier (BMP, PSD, EPS, etc.), exportez-les aux formats susmentionnés.

Remarque : fournissez tous les fichiers liés à votre fichier de thèse qui n’ont pas été créés directement dans le traitement de texte (tableurs Excel par exemple).

D’une manière générale, vous devriez avoir sur votre ordinateur les fichiers originaux que vous avez insérés dans votre thèse. (Evitez de faire des copier-coller depuis Internet, par exemple, vers votre document texte, sans enregistrer au préalable l’image sur votre disque dur.)


Si tel n’était pas le cas et que vous utilisez Microsoft Word, essayez la manipulation suivante :

  • Enregistrez une copie de votre fichier au format .docx (conservez un original de votre fichier auquel vous ne touchez pas)
  • Fermez la copie de votre fichier et quittez Word
  • Remplacez l’extension .docx de la copie de votre fichier avec l’extension .zip ("document.docx" devient "document.zip")
  • Remarque : Si un message d’avertissement s’affiche, validez. Si l’extension de vos fichiers n’est pas affichée sur votre système, consultez cette page (pour Windows) ou celle-ci (pour Mac).
  • Dézippez le fichier (avec 7zip, WinZip, WinRAR, etc.) dans un dossier quelconque et ouvrez ce dossier
  • Allez dans le sous-dossier "word" puis "media" ; vos fichiers d’illustrations devraient s’y trouver
  • Copiez-les dans un nouveau dossier.


Si vous utilisez Adobe InDesign :

  • Effectuez la procédure d’assemblage décrite au point précédent (polices de caractères) en cochant "Copier les graphiques liés".


IMPORTANT :
Notez bien que vous devez fournir les fichiers d’illustrations dans un dossier (et non dans un fichier Word). Par ailleurs, le fait de fournir vos fichiers d’illustrations dans un dossier séparé n’implique pas de les supprimer de votre fichier de thèse.

 

Dépôt et diffusion électronique des thèses


Mme Claudia VILLA GUTIERREZ
 

e-these@listes.paris-sorbonne.fr

Maison de la Recherche

Bureau de la valorisation de la recherche
28 rue Serpente
75006 PARIS

Bureau D305

tel : 01 53 10 58 90

Horaires d’ouverture au public : Du lundi au vendredi de 09h30 à 12h30 et de 14h00 à 17h00


 

Actualités

Consultation des thèses soutenues

L’université Paris-Sorbonne a mis en place plusieurs dispositifs qui permettent de consulter les thèses qui ont été soutenues à Paris-Sorbonne :

Vous pouvez également consulter le site theses.fr, le moteur de recherche des thèses préparées et soutenues en France.

Liens utiles

Contacts

Maison de la Recherche
28, rue Serpente
75006 PARIS
Tel. 01 53 10 57 00

Suivez Paris-Sorbonne

Liens et partenaires Université Paris-Sorbonne